南充经济开发区市政工程有限公司 档案管理制度
第一章
总 则 第 1 条
为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，增强档案的实用性和有效性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，结合公司实际情况，特制定本制度。
第 2 条
公司档案工作分为行政档案、工程过程资料档案、工程经济档案、会计档案。行政档案归档、管理由综合管理部负责，工程过程资料档案归档由工程管理部负责，工程经济档案由商务合约部负责，会计类档案归档按公司《财务管理制度》的相关规定执行。
第 3 条
档案承办部门或承办人员应保证经办文件的完整。结案后及时交责任部门归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章
归档范围 第 4 条
所有已完工项目的手续、文件与资料。
第 5 条
所有内部管理档案：
1.公司与有关单位的来往函件、协议、合同等。
2.公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。
3.公司制订的规划、年度计划、劳动工资、经营情况、决定、委托书、工作总结等反映公司经营管理活动的文件资
料。
4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5.公司的发文。
6.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料、外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
第三章
档案的管理 第一节
保管期限 第 6 条
档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
第 7 条
工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
第二节
内部管理档案的归档 第 8 条
公司档案实行“半年归档”及“年度归档”制度，即：每年的六月和次年的一月为公司档案资料归档期。
第 9 条
在档案资料归档期，各部门收集整理出公司资料归档范围内的资料档案并移交责任部门，填写《档案归档登记表》并签字确认。在此期间，各主管部门应积极配合与支持。
第 10 条 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
第三节
工程竣工档案的归档 第 11 条
工程竣工验收后十五日内，各责任部门将竣工工程的内业资料整理、编目，装订成册，归档。
第 12 条
竣工档案归档除填写《档案归档登记表》外，还需填写竣工档案资料清单。
第四章
归档要求 第 13 条
档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、 防强光、防泄密等安全条件。
第 14 条
归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
第 15 条
借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。
第 16 条
任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。
第 17 条
归档文件的密级，按照《保密制度》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。
第 18 条
借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，综合管理部应向分管经理报告，经查清责任后并
视严重程度做出相应处理决定。
第 19 条
借用存档文件资料时，综合管理部应视借阅文档的密级，一般文件要求借阅人填写《档案资料借阅申请表》、秘级档案要求借阅人填写《密级档案查阅申请表》，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
第 20 条
公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
第 21 条
公司对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
第五章
附则 第 22 条
本制度由执行董事办公会研究制定，由执行董事办公会负责解释。
第 23 条
本制度自印发之日起执行。
附件 1：
档案资料借阅 申请表
编号：
申请部门
申请人
附件 2：
密级档案查阅申请表
编号：
申请部门
申请人
申请日期
申请日期
使用期限
借阅档案名称及内容
使用性质 □ 查阅
□复印
□外带
□其他 使用目的
部门负责人签字
综合管理部负责人签字
查阅档案名称及内容
密级 ：□秘密
□机密
□绝密
查阅事由
部门负责人签字：
经理层签字：
附件 3：
档案归档登记表 编号：
移交部门
移交时间
档案类别
秘级
移交内容（编号）
电子目录移交情况
移交部门签字
接收部门签字
注：竣工档案还需填写竣工档案资料清单
附件 4：
竣工档案资料清单 编号：
项目名称
项目编号
资料清单 电子档留存 是否为原件
移交部门签字：
接收部门签字：