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最全面的公司行政人事管理制度汇编
目录
第一篇
行政管理制度.......................................
第一章 办公指引管理制度...................................................
一、员工上班行为规范 ..................................................
二、办公区域管理制度 ..................................................
三、合理吸烟管理规定 ..................................................
四、接待客人管理制度 ..................................................
六、安全生产管理制度 ..................................................
第二章
财务资产管理制度..................................................
一、总则 ..............................................................
二、办公用品和易耗品的管理制度 ........................................
三、固定资产和设施管理制度 ............................................
四、公司钥匙管理制度 ..................................................
五、公司车辆管理制度 ..................................................
第三章
公司书信、报刊、电函、网络文件的管理制度..........................
一、公司网络文件、电函收发的管理 ......................................
二、公司书信、报刊的管理 ..............................................
第四章
办公软件操作及网络安全的管理制度..................................
一、总则 ..............................................................
二、办公电脑的管理 ....................................................
三、办公网络的管理 ....................................................
四、产品用户网站注册名管理 ............................................
五、网络数据库和电脑服务器的管理 ......................................
第五章 文件和档案的管理...................................................
一、公司文件的管理 ....................................................
二、档案的管理 ........................................................
第六章 印章的管理.........................................................
一、印章的定义及分类管理 ..............................................
二、印章登记及使用的管理管理 ..........................................
三、印章的保管管理 ....................................................
2 第七章 会议的管理制度 ....................................................
一、总则 ..............................................................
二、会议的分类和组织管理 ..............................................
三、会议的统筹和会议室的管理 ..........................................
四、会议决议的执行及保密管理 ..........................................
第八章
奖惩制度 .........................................................
第二篇
行政管理制度........................................ 第一章 考勤管理 ............................................................
一、工作时间规定 ........................................................
二、门禁及考勤管理 ......................................................
第二章 假期管理 ............................................................
一、请假程序 ............................................................
二、假期规定 ............................................................
第三章 人事制度 ............................................................
一、基本政策 ............................................................
二、招聘管理 ............................................................
三、新员工试用管理 ......................................................
四、考核与转正管理 ......................................................
五、调职离职管理 ........................................................
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薪酬及福利规定 ......................................................
第四章 培训制度 ............................................................
一、培训目标 ............................................................
二、职责 ................................................................
三、培训方式 ............................................................
四、培训内容 ............................................................
第五章
保密制度 ...........................................................
一、 保密范围 ...........................................................
二、公司秘级的确定及保密措施 ............................................
三、责任与处罚 ..........................................................
第六章
绩效管理制度
第七章
组织结构手册
第八章
岗位说明书汇编
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第一篇
行政管理制度
第一章 办公指引管理制度 一、员工办公行为管理条例 （一）员工守则 1、尊崇“求实、创新、团结、高效”的企业精神； 2、热爱公司，服务社会； 3、忠于职守，服从分配；
4、尊重他人，诚实守信；
5、用心做事，追求卓越； 6、不断进步，完善自我； 7、团结合作，坚持原则； 8、爱护公司财务，提倡勤俭节约； 9、严守公司机密，保护公司利益； 10、保持环境卫生，注意个人仪表。
（二）办公礼仪 1、员工仪表 1）头发：干净整齐，男员工发尾不超过衣领；女员工工作时间内要将长发束起或盘起。
2）脸部：保持脸部整洁，男员工不得留长胡须，女员工化妆以淡雅为宜。
3）手部：保持清洁，不得留长指甲，不得涂深色指甲油。
4）饰物：公司员工工作期间不得佩戴夸张的饰品，每次饰品佩戴不超过三种。
5）工作时间不得穿拖鞋，女员工着裙装时，裙摆不得高于膝盖处五厘米；男员工原则上应着正装。
2、规范用语
1）工作期间提倡使用普通话。
2）说话礼貌，用语文明，忌言语粗俗。
3）工作场所忌大声喧哗，说话声音应以不影响他人工作为原则。
3、电话礼仪
1）电话铃响三声内应接听电话，不让对方等待太久；
2）接电话时，应使用“你好”然后自报家门，如“你好！这里是拓普测控” 。
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3）通话应干脆利落，直奔主题，切忌电话长聊，一般以 3-5 分钟为宜。
4）重要电话应做好电话记录；
5）若对方要找的同事不在，应礼貌处理并转告同事；
6）电话挂断遵循“尊者优先”原则。
二、办公区域管理制度
（一）工作现场秩序管理 1、员工不得在工作时间做与工作无关的事，工作时间禁止看报纸、小说杂志、打网络游戏、看网络视频等； 2、办公时间职员应坚守工作岗位，不得串岗，需暂时离开时应与同事交代； 3、工作场所内，禁止跑、跳、谈天说笑，大声喧哗；手机及座机电话音量应尽量调低，座机电话不得使用免提； 4、下班时间未到，应仍保持正常工作状态，不可提前做下班准备； （二）办公环境安全生产管理制度 1、公司为保护知识产权及防止计算机病毒的侵袭，严禁员工使用非法软件； 2、未经允许，不得使用他人电脑。
3、接待来访，业务洽谈应在洽谈室或会议室内进行； 4、未经主管核准，禁止擅自带外人至公司及工作现场参观。
三、合理吸烟管理规定 （一）目的
为规范公司员工在工作时间内的吸烟行为，保证工作的持续开展，维护安全舒适的办公环境，防止因吸烟引起的安全隐患，特制定本管理规定。
（二）处罚标准 1、行政处罚：
一级处罚：口头警告； 二级处罚：通报批评； 三级处罚：降薪或降职； 四级处罚：解除劳动合同； 2、经济处罚：
一级处罚：罚款 10 元； 二级处罚：罚款 30 元； 三级处罚：罚款 50 元；
5 （三）监督权限 行政部负责对本管理规定进行监督和执行。
（四）管理条款 1、原则上一个工作日内给予三次吸烟时段，分别为：
上午 10：30—10：35； 中午 14：30—14：35； 下午 16：30—16：35； 每次吸烟时间不得超过 5 分钟，违者第一次给予行政一级处罚，第二次以后每次给予行政二级处罚并处经济一级处罚； 2、不得在办公场所（含卫生间、楼道、地下室）内吸烟，违者第一次给予行政一级处罚，第二次以后每次给与行政二级处罚并处经济一级处罚； 3、在指定吸烟区内吸烟应保持吸烟区的整洁及卫生，不得随地乱扔烟蒂，违者第一次给予行政一级处罚，第二次以后每次给与行政二级处罚并处经济一级处罚； 4、吸烟期间不得大声喧哗、打闹，违者第一次给予行政二级处罚，第二次以后每次 给与行政二级处罚并处经济二级处罚； 5、吸烟完毕后应尽快投入工作，不得谈论与工作无关的事，违者第一次给予行政一级处罚，第二次以后每次给与行政二级处罚并处经济二级处罚。
四、接待客人管理制度 （一）目的 为加强公司公务接待工作的管理，明确公务接待责任，规范公务接待行为，特制定本规定。
（二）接待对象等级分类。
1、A 类为贵宾接待，指公司贵宾、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待；
2、B 类：交流指导，指合作单位专家、学者的接待等； 3、C 类：普通接待，指一般来客的接待。
（三）接待场所管理
1、公司共设三个接待处所：二楼会议室用于贵宾接待，一楼多功能厅用于业务接待，一楼洽谈室用于普通接待。
2、其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。
6 （四）接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。
2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：
2.1 行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，协理各级接待室定时进行环境卫生清扫工作。
2.2 前台：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，来客导入，安排来客食宿。
2.3 经办部门：负责接待洽谈及参观介绍并陪同始终。
2.4 行政部负责人对接待工作负有全面责任。
（五）接待方式
1、贵宾接待：前台迎接来客于二楼公议室入座，公司领导陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、水果方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。
2、业务接待：业务相关部门主办人员迎接客户于一楼多功能厅洽谈，部门随同人员陪同并服务，以茶水、饮料、糖果方式招待。原则上安排工作餐，由部门主办人员陪同。如须安排外出就餐，由部门负责人或指派人员陪同。
3、普通接待：对口部门接待并服务，以茶水方式招待，如需用餐由部门指定人员陪同工作餐。
（六）接待规则
1、接待一般程序
1.1 前台文员礼貌询问后让座于洽谈室并通报接待部门及服务人员
1.2 接待经办人员请来客到专门接待室
1.3 接待洽谈，前台安排食宿
1.4 相关人员礼貌送客
2、接待礼仪要点
2.1 接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。
2.2 前台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
2.3 接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。
3、接待用品准备
3.1 通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。
3.2 特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；
3.3 备品采购：依物资管理制度进行，行政部办理采购。
4、环境标准
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4.1 物品摆放整齐，且表面无灰尘；
4.2 地面干净无脏物，空气流通清新；
4.3 室温适度，灯光合适，影音设备调好；
4.4 备品齐全。
（七）参观规定
1、决定参观须请示总经办批准。
2、参观介绍以相关部门主办人员为主，接待部门配合。
3、非经总经办批准不准入室参观和拍照生产场所。
4、参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。
5、参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。
五、卫生管理制度
（一）办公区公共卫生要求 1、办公区公共卫生是指：办公过道、阶梯、电梯内、会议室、接待室、洗手间、门窗、办公区地面、玻璃、办公家具、花木、垃圾桶等的卫生； 2、公共卫生的清洁，由专职保洁员负责，行政部负责指导和监督； 3、保洁员工作标准：要求做到地面光亮，无纸屑、灰尘、印迹；门窗光洁，无灰尘、印迹；家具摆放整齐，表面无尘土、污渍；花木无黄叶、叶片上无灰尘、花盆外观清洁；垃圾桶干净无异味； 4、行政部应加强有关环境卫生科学知识的宣传，提高公司员工的环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯； 5、员工应自觉维护公司整洁，不得随地乱丢果皮纸屑、吐痰；
6、垃圾等废弃物的清除，必须合乎卫生的要求，放置于规定的场所或垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。
7、员工办公桌应保持整洁，不得将文件资料或杂物随处堆放，重要文件应收纳至文件柜或抽屉中。
8、禁止用手攀摸窗体，用脚蹬踏墙体； 9、用餐在指定用餐区，餐后及时清理污迹、渣滓等。
10、严格遵守吸烟规定，严禁在办公室内、会议室或楼道内吸烟（客户吸烟除外）。办公室内不能有烟蒂和烟灰。
11、每天开窗通风，经常保持空气新鲜，减少流行疾病的发生。
（二）卫生间管理 1、进出卫生间应主动关门；
8 2、蹲便器使用完毕后应及时冲洗干净； 3、小便器应按规范使用，并及时冲洗； 4、卫生纸用完毕后扔在指定地点，不得在地面留下纸屑； 5、洗手完毕应保持洗手台面洁净无水迹，洗手液以及清洁巾摆放整齐； 六、 安全生产管理制度
（一）管理权限
总经理为公司安全生产管理制度最高负责人，各部门经理为安全生产管理制度的成员，负责本部门的安全生产管理制度，行政部为安全生产管理制度监督部门，负责公司安全生产检查及督导。
（二）安全教育及管理
1、认真贯彻执行国家、地方和上级有关安全生产、劳动保护法规和制度。
2、行政部定期对职工进行安全生产知识、安全技术操作规程和劳动纪律的教育，不断提高职工的安全生产意识和操作技能。
3、各部门负责人均应熟悉有关安全生产管理制度的规定，负责对本部门员工进行防火安全方面的政策法规的宣传教育工作，不断提高本部门员工遵纪守法意识和防火安全的自觉性。
4、行政部负责公司所有安全设施检查、维修、保养，并加强日常管理，确保处于良好状态。
5、仓库及办公场所内严禁吸烟及携带引火物品，但在规定时间及地点吸烟不在此限。
6、财务室要确保下班后门、窗的关闭后，方可离开。
7、最后离开公司的员工应确保公司的大门及地下室卷帘门完全关闭后方可离开。
8、员工入司时都应该接受公司安全教育，认真学习公司的《安全生产管理制度条列》等有关文件； 9、员工违规操作或不接受有关人员安全生产管理制度的，无论是否造成实质性损伤，均可视情节轻重给予通报批评直至辞退的处分。
（三）安全防护及应急处理 1、意外事故应急处理：工作现场发生意外或伤亡事故时，现场员工应采取以下应急措施：
1）立即向本部门负责人或主管部门报告； 2）注意保护现场，等待有关人员前来处理。
3）有重伤员时可打 120 电话召唤救护车。
2、消防事故应急处理：全体员工平日应严守公司防火守则，并牢记安全出口、消防器
9 材和设施置放的准确地点。在发生火警时，现场员工应采取以下应急措施：
1）保持镇定，按响警铃。
2）通知主管人员发生事故的准确地点，必要时可打 119 电话报警。
3）火警铃响时，应保持镇定，互相协作，有秩序地经防火通道离开事故地点。
第二章
财务资产管理制度
一、 总则 （一）为了加强公司资产的管理，掌握公司资产的构成与使用情况，确保公司财产不受损失，特制定本制度。
（二）本规定中的资产包括：办公用品、易耗品、土地、房屋及建筑物、运输设备、仪器仪表、工具、办公设备等。
（三）公司财务部为本制度的主管部门，负责公司资产的账务管理；行政部为本制度的执行部门，负责公司资产的实物维护管理。
二、 办公用品和易耗品的管理制度 （一）办公用品的采购及储备
1、行政部负责对公司所有办公用品建立台帐、编号、采购及办理领用手续；
2、行政部应合理控制库存办公用品的种类和数量。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保周转快、消耗低、费用省。
3、财务部库房负责对公司所有办公用品储备、存放、盘点及发放工作。
4、库房应定期进行办公用品盘点，确保帐物相符。对批量购入的办公用品应即时入库存储。
（二）日常办用公品的领用
1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件框一个。
2、员工日常办公用品的领用须至行政部填写《办公用品领用单》后，凭领用单到库房管理员处领取办公用品；
3、部门办公用品（打印机、复印机、传真机等）申购须由部门负责人填写《办公用品申购单》，行政部统一交公司领导审批，审批通过后由综合管理部负责采买、入库并通知申购部门领用。
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4、行政部应严格控制办公用品的领取数量和次数，明显超出常规的申领，领取人需作出解释，否则行政部有权拒绝发放物品。
5、非消耗性办公用品（如订书机、起钉器、计算器、剪刀、美工刀、直尺等）应列入移交，使用年限为两年，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新。
（三）公共办公用品的管理
1、公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。
2、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。
3、员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向综合管理或公司网管报修。
4、员工借用电脑或投影仪等公用设备, 需到综合管理部行政办办理物品借用手续后方可借用，使用完后须及时归还。
（四）办公用品的使用原则
1、员工使用办公用品应树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得将办公用品随意丢弃废置。
3、办公用品使用要物有所值，物尽其用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。大头针、回形针等要尽量反复使用；纸张可双面利用，不对外的文档尽量用废旧纸张打印。
4、印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低。
三、 固定资产和设施管理制度 （一）固定资产、设施的分工管理
为了更好的利用固定资产，实行固定资产归口管理，加强对固定资产的维修与保养，建立岗位责任制和操作规范，按照集中领导、归口管理的原则以固定资产的类别确定分工管理。
1、财务部作为固定资产的主管部门，应建立健全固定资产的明细帐卡。
2、公司的电脑设备及厂房建筑物由行政部进行统一管理。并负责公司的厂房建筑物及其附属设施；通用电子计算机及附属设备；公司运输工具的购置、维护和使用管理。
3、公司生产用仪器仪表、工具全部由生产部门归口管理。
4、生产部门负责生产车间设备的安装、修理和使用管理。
5、公司研发用仪器仪表应由研发部归口管理。研发部负责公司的仪器仪表的维护、修理和使用管理。
11 （二）管理职责
1、主管部门的职责
1.1 随时掌握固定资产的使用状况。
1.2 负责监督配合使用单位做好设备的使用和维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织设备的清点，保证帐、卡、物三相符。
1.3 负责固定资产的管理，搞好固定资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，登记账卡，负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项。
1.4 根据使用部门的使用情况，组织编制设备大中修维修计划，按期编报设备更新计划。
1.5 严肃财经纪律，对违反固定财务资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象，要严格追查责任，视情节给予处罚。
2、使用部门职责
2.1 各固定资产使用部门负责本单位的设备管理工作，应设置兼职的设备管理员（无管理员的其部门负责人为设备管理员），每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。
2.2 严格执行技术操作规程和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。
2.3 建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。
2.4 根据主管部门的要求定期组织固定资产的盘点，做到帐、卡、物三相符。
（三）固定资产的购置、验收、领用
1、由于生产、研发的需要，各部门购置固定资产必须提前向主管部门提出申请，报经总经理批准后，由相关部门负责购置。
2、购置设备进公司后，由相关部门开箱检查、验收，设备安装完毕后填“设备使用单”报主管部门。主管部门根据“设备使用单”建立固定资产卡片，并通知使用部门。
3、固定资产的调拨与转移
3.1 凡列入公司的固定资产未经公司主管领导和总经理批准，任何部门不得擅自调拔、转移、借出和出售。
3.2 公司内部设备的调拨与转移，必须通过主管部门办理资产转移手续，同时由调出、调入部门的双方负责人及经办人签字后，由主管部门办理转帐手续， 并通知相关的会计进行帐、卡交接。
3.3 未经主管部门同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发现，将追究部
12 门及经办人的责任。
4、固定资产的移交
人员离职办理移交时，对于固定资产应依人事管理规则的规定详列清册办理移交。
5、固定资产的报废与封存
5.1 公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写设备报废单一式三份由财务部门将其净损失上报总经理批复后，办理报废相关手续。
5.2 凡符合下列条件可申请报废：
5.2.1 超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣，生产率低，耗能高，而且不能改造利用的。
5.2.2 不能动迁的设备，因工房改造或工艺布置改变必须拆除的。
5.2.3 腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的。
5.2.4 绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的。
5.2.5 因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的。
5.3 已报废固定资产的处理 凡经批准报废的固定资产不能继续在生产线上使用，主管部门与使用部门要及时作价处理。处理后的固定资产由主管部门和使用部门一起办理固定资产的注销手续，对外处理报废固定资产时由主管部门提出处理意见，总经理批准，变价收入上交公司。
5.3.1 凡停用三个月以上的固定资产由行政部封存、保管。
5.3.2 闲置设备和封存设备启封后，由使用部门填写启封单，主管部门同意后，方可使用。
6、固定资产的增减报告
主管部门应于次月 15 日前就土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、仪器仪表等项目编制"固定资产增置表"一式三联送管理部门核对，并填列异常或更正内容后，第一联管理部门留存，第二联送返财务部门自存，第三联送使用部门留存，采用电脑处理报表代替之。
7、固定资产的盘点
行政部应会同固定资产主管部门对固定资产每年盘点一次(不含工具、低耗品)。盘点内容及规范详见主管部门相关管理制度。
8、固定资产的标识及编号
8.1 固定资产实物上的标识应标明以下内容：公司名称、固定资产名称、所属地、责任人及编号。
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8.2 固定资产的标识应粘贴在固定资产的背面，应字迹清晰，美观大方，方便查看。
8.3 固定资产编号按办公家具、办公设施、办公用仪器仪表三大类进行。
四、 公司钥匙管理制度 （一）目的 为确保公司办公场所文件和物品的存放安全，做到办公场所内的所有门、柜专人使用专人管理，特制定本制度。
（二）管理范围 公司办公场所内的所有门、柜配套钥匙。
（三）管理权限 1、公司行政综合部负责公司办公场所内的所有门、柜等各类钥匙(财务部除外)的管理：领用登记、发放、借用、回收、配制，并监督使用情况。
2、公司办公场所内的所有门、柜钥匙需预留一套备用钥匙，由行政综合部统一保管，每把钥匙上需注明所属地及编号，按楼层排列顺序悬挂在钥匙箱内，以备急需。
（四）管理条款
1、发放管理 1.1文件柜、办公桌柜：原则上文件柜、办公桌柜做到专人使用专人管理，使用人员发放配套钥匙。
1.2门：
1.2.1公司外大门钥匙由总经理、行政主管管理。
1.2.2生产部、研发部厅门钥匙由部门经理管理。
1.2.3在独立办公室工作的人员人均发放独立办公室门钥匙。
1.3更衣柜：生产部、研发部员工均配备更衣柜，专人使用专人管理，使用人发放配套钥匙。
2、领用管理 员工需在行政综合部办理钥匙领用登记，根据工作需要，领取配套的文件柜、办公桌柜、硬衣柜、独立办公室门等配套钥匙。
3、借用管理 如因公务需要延迟下班或休息日加班等原因借用钥匙，须提前向行政综合部负责人说明使用目的，并办理借用手续，用毕后应立即或在规定时限内归还，并销帐。
4、使用管理
14 4.1正常工作时间内按时开关门，不得随意在非正常工作时间内擅自开门。
4.2 如钥匙遗失，应立即向行政管理部报备；需重新配置的，要向行政综合部出具书面情况说明，并经所在部门负责人签字同意方可配置。
4.3公司员工非经行政管理部同意不得自行复制钥匙。
4.4钥匙使用做到专人使用专人管理，非经行政综合部同意，不得任意借予他人使用；钥匙持有人对所管理钥匙涉及的门禁、文件及物品安全负责。
4.5员工离职时应将钥匙交还行政管理部，并填写相应的归还清单。
（五）
钥匙编号说明
1、所有办公钥匙统一编号统一管理。
2、所有办公钥匙的编号应与相对应的固定资产编号一致，一并记录在固定资产登记簿上。
3、编号说明
3.1所有办公钥匙编号统一由四位阿拉伯数字组成；
3.2第一位数字：与对应楼层数一致； 例如：一楼钥匙，编号的首位为1，二楼钥匙编号的首位为2 ……
3.3第二至四位数字：由自然数组成，自小至大以百位计数；
例如：001、002、003-999
3.4查找举例：
一楼3号办公桌柜配套钥匙编号为：1003 二楼64号办公桌柜配套钥匙编号为：2064 三楼121号办公桌柜配套钥匙编号为：3121 五、 公司车辆管理制度 （一）公务车管理
1、公司车辆由综合管理部统一管理、调度。
2、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他的原则安排。
3、各部门公务用车，应提前一天向综合管理部申请，说明用车事由、地点、时间，综合管理部根据需要统筹安排派用车。用车后驾驶员、乘车人要在《派车单》上填写行车记录，并由乘车人签字确认，月末由综合部统计各部门用车公里数。
4、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，经人力资源部车辆管理人员审核后到定点修理厂进行修理，金额超过 500 元的由综合管理部报总经理批准。
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5、车辆用油由综合管理部统一管理，由驾驶员负责加油，车辆在外加油须经公司领导审批，否则不予报销。
6、车辆卫生由驾驶员负责管理，乘车人员应自觉维护车内环境，不得在车内抽烟。
7、未经公司批准，严禁公车私用，如果发现此类现象，除当次发生费用由驾驶员自付外，再处罚驾驶员 50 元/次。如在此之间发生交通事故，公司不付任何责任，并保留追究其责任的权利。
8、下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担：
8.1 无照驾驶；
8.2 未经许可将车借予他人使用；
8.3 违反交通规则引起的交通肇事；
8.4 违反交通规则，其经济、行政处罚由驾驶人员负担。
（二）公务用车的范围
1、员工在工作时间内发生伤病；
2、接待重要客户；
3、销售发货；
4、到银行办理业务；
5、购买批量物品；
6、中层以上管理人员因公外出办事；
7、一般员工因公外出办事但公交车尚未开通，可以申请用车；
8、其它情况原则上不派车，经常外出办事人员，到前台登记外出事项，每月可按登记的外出次数报销公交车费，原则上不报出租车票。
（三）驾驶员管理
1、驾驶员必须努力做到“安全第一、爱护车辆、遵守交通规则、服从调度、尊重乘员、热情服务”。
2、驾驶员单独接送客户时，要礼貌待客，热情周到，接重要客户时，应对车辆进行清洗和整理。
3、驾驶员在接到出车任务后，必须无条件出车，出车完毕应即时回公司。司机在外接到出车任务时，回公司后应补办派车手续。无《派车单》出车视为私自出车，第一次给予经济处罚 100 元处分，第二次加重处罚，第三次视为严重违反公司制度，予以辞退。
4、驾驶员在上班时间没有出车任务时，应在自己的岗位上随时待命，并有义务协助其它部门临时性工作，不可在公司里四处乱走，影响其他人员工作。
5、出车时严格按《派车单》目的地行驶，严禁随意绕道、变更目的地。
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第三章
公司书信、报刊、电函、网络文件的管理制度
一、 公司网络文件、电函收发的 管理 （一）公司报刊、外来信件、包裹、外来快递等由综合管理部负责收发。
1、凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由前台通知收件人当面签收。
2、一般公启函、电和公司员工私人信件，由前台通知相关人员领取。
私人不明平信一律放到前台，由个人自取，或退回邮局。
3、不论公、私信件前台应随到随清，及时分发并通知，不得丢失损坏，搁置延误，对重要来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由
4、凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收到通知后，应随即到前台领取邮单，并及时去邮局取款取件，超过时限，公司概不负责。
（二）部门因公需外发函、电、快递、货物等，由商务部统一负责联系、外发。
1、与工作有关的所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件需经总经理批准。
2、未经副总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
二、 公司书信、报刊的管理 （一）保管
1、公司购置的各类业务书籍，统一由行政部分类、管理，员工须在办理完毕登记借阅手续后借阅并按时归还。
2、所有寄到公司的行业杂志、宣传资料、产品资料等一律由行政部存档。
3、行政部在收到新购置的图书后，要在图书上注明书籍编号，并将书名、购买日期、编号、数量、金额等录入电子表格中。
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4、书籍的编号以年为起止数，剩余的数字为序列号，如 2010 年购买的第一本书，编号为 2010-0001。
5、行政部负责每日收取报刊，整理并置放在行政部办公室内以供大家翻阅。
（二）整理 行政部每半年整理一次所藏图书，书籍编号不清楚的要及时将编号填写清楚，书籍破损的要将破损处粘贴好，以免破损处扩大。
（三）借阅与归还
1、员工须在行政部办理完借阅手续后方可借阅公司的书籍。
2、员工每人每次限借一本图书，每次借期不得超过 15 天。
3、到期未看完者，可办理续借手续，但只允许续借一次，续借期也不得超过 15 天。
4、员工应在“爱护、珍惜”的前提下借阅书籍、画册等，不准在图书、画册上勾画、批注、撕剪。
5、员工离职时须将所借图书或画册归还行政部。
（四）处罚
1、如发现借出的图书或画册有破损或乱涂乱画者赔偿 2—10 元，严重破损或丢失者，借阅者须购买同版本书籍归还或按该书现价 2 倍赔偿。
2、员工借书期限届满，经通知仍不还书者，停止其借书权并收回所借图书。
第四章
办公软件操作及网络安全的管理制度 一、总则
（一）目的 为合理分配及使用公司所有相关资源，为需要使用相关资源的人员提供最大的方便和正确的信息，同时须保证所有重要的信息同无关人员之间进行一定的隔离，确保重要数据（如软件源码、客户资源等）的安全，特制定本规定。
（二）适用范围
本制度适用于公司所有公配计算机、公司网站、公共网络资源、数据库、机房服务器的使用管理。
（三）监督管理
1、使用计算机及网络资源的员工均应自觉按本规定执行，并纳入工作职责、业绩奖罚考评中。
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2、部门负责人有权监督并要求不合格者执行本规定。
3、部门负责人对总经理负责，保证数据的安全、完整和正确性。
4、因违反本规定而造成损失者，公司可视情况进行处罚，情节严重者要追究全部责任。
二、 办公电脑的管理
（一）每台计算机及相关设备由专人负责管理，由负责管理的人员对计算机设置 BIOS 开机口令，Windows 网络登录口令，共享目录口令。
（二）每台计算机硬盘中的文件，由负责管理的人员，按工作性质分类，建立有逻辑层次的目录结构，删除与工作无关的文件。
（三）所有工作结果保存在相应的工作目录中。
（四）每台机器上重要信息，应于每周五下午进行一次备份。
（五）每台机器由管理者负责将各类口令、重要文件目录结构上报备档。
（六）使用计算机的人员如暂时离开，须关掉正在显示使用的有关保密的信息，长时间不使用或下班离开办公室前，须及时关机，以免造成损失。
三、 办公网络的管理
（一）公司信息资源须保密的内容
1、软件源代码
2、软件最终发布版（只能通过公司相关工作流程由指定人员提供给用户）
3、硬件开发全部资料
4、客户表格
5、销售周报
6、公司财务方面各种报表、文字内容
7、其它公司指定的保密信息 （二）工作成果申报程序
1、各部门员工，在利用计算机完成相关工作后，须将工作结果备份，并作书面说明，上报部门负责人。
2、由部门负责人根据情况妥善处理部门员工的工作成果，并通报总经理。
（三）局域网网络资源的管理
1、上网计算机按主服务器分配的用户名和密码进行登录。
2、每台计算机名定为使用者姓名，工作组见附录。
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3、每台上网计算机分配一个固定的 IP 地址，具体 ip 分配见附录。
4、每台上网计算机的共享资源和交流文件，按发送的目的分别放置在主服务器的相应目录下。
5、每个用户只能读取、复制发送给自己的和公用文件目录中的文件。
6、公用文件目录中严禁存放公司保密范围内的内容。
7、局域网由公司指定人员管理，管理人员有权要求不符合规定者改正。
8、每台上网计算机的仅保留以自己姓名为名的共享目录，设置只读密码，密码只提供给管理人员。
9、共享目录不得随意添加，需经指定的管理人员批准。
10．若员工工作环境为 win2000，则必须在本机建立网络管理员的账号，以便管理、备份。
(四) 上网（广域网）的管理
1、员工上网通过代理服务器进行，代理服务器帐号及密码由公司综合部指定人员管理。
2、工作时间内上网查询资料需事先书面申请，写明上网事由及起始时间，经综合部经理或总经理签字批准后，方可上网。
3、代理服务器由指定管理人员负责管理，并把准许上网的人员的计算机 IP 地址纳入允许上网列表中。
5、上网完毕立即通知管理人员，由管理人员将其 IP 地址从允许上网列表中去除。
6、工作时间内禁止上网从事与工作无关活动。
7、公司电子邮件由指定人员收发，其它人不得经手。
8、非工作时间内，员工可在国家有关法规内自由上网。
四、 产品用户网站注册名管理
（一）目的
为方便用户对其所购买我公司产品的使用及维护，增强用户对公司的“归属感”和“忠诚度”，提升公司服务形象，特制定公司网站“注册名”管理制度。
（二）范围
为每个在 2009 年 1 月 1 日后购买公司产品的用户分配一个唯一的网站“注册名”和初始密码，用户凭此登录公司网站（含爆破振动监测仪专题网站），可下载“产品说明书”、“硬件驱动”、“升级程序”及“软件安装程序”等匿名用户无法下载的文件；也可登录公司论坛（外部）发帖及留言。
20 （三）职责
由公司综合部和营销部共同维护管理“网站注册名”和初始密码制度，并向公司总经理负责。
（四）管理办法
对2009年1月1日后购买公司产品的用户，综合部须分配好唯一的用户名和初始密码，并录入相关数据库，发货时将该信息打印在装箱单上。发货后当日内，综合部须将该信息发给营销部，营销部在一个工作日内录入网站管理后台，以保证用户的有效登录。
五、 网络数据库和电脑服务器的管理
（一）目的 数据库与机房服务器是支持公司所有信息系统正常运行的重要场所。为保证机房设备与信息的安全，保障机房有良好的运行环境和工作秩序，特制定本规定。
（二）管理权限
公司机房的管理由系统维护专员负责，非机房工作人员未经允许不准进入，机房钥匙不得转借他人，未经许可不得擅自上机操作和对运行设备及各种配置进行更改。
（三）管理内容
1、机房管理员应认真履行各项机房监控职责，定期按照规定对机房内各类设备进行检查和维护，及时发现、报告、解决硬件系统出现的故障，保障系统的正常运行。
2、交换机、服务器、路由器、电脑及通信设备是网络的关键设备，由专人管理，系统管理员的操作须严格按照操作规程进行，任何人不得擅自更改系统设置。不得更换配置、外借，更不能挪作它用。
3、制定 IP 地址分配表和中心内部线路的布局图，给每个交换机端口编上号码，以便操作和维护，未经批准不得私自改变网络接口。
4、严格遵守保密制度，数据资料和软件必须由专人负责保管，未经允许、不得私自拷贝、下载和外借；处理秘密事务时，不得接待参观人员或靠近观看；严禁任何人使用未经检测允许的介质(软盘、光盘等)。未经许可任何人不得挪用和外借机房内的各类设备、资料及物品。
5、加强数据安全及成果保护，中心机房要对各类重要文件、文字材料、报表数据、声像资料及时备份，并按月收集整理全局形成的电子档案，并刻录成光盘，一式 3 张编号归档。
6、建立机房登记制度，对本地局域网、互联网的运行建立档案，对所发生的故障，处
21 理过程和结果必须详细登记。
7、网管人员统一管理计算机及相关设备，完整保存计算机及其相关设备的驱动程序，保修卡及重要随机文件。
8、机房内应保持整洁，严禁吸烟、聊天、会客；不准在计算机及工作台附近放置易燃、易爆、腐蚀、强磁性等可能危及设备安全的物品,做到防静电、防火、防潮、防尘、防热。注意机房内温度、湿度、电压等参数，并做好记录；发现异常及时采取相应措施。
9、禁止非专业人员操作、使用机房设备。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修。机房工作人员必须掌握防火技能，定期检查消防设施是否正常，出现异常情况应立即报警 ，切短电源用灭火设备扑救。
第五章 文件和档案的管理 一、 公司文件的管理
（一）目的
为规范公司公文、文件管理，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
（二）内容
1、收文管理
1.1 公司收文处理要坚持统一管理的原则。不论从何种途径收到的公文，须由公司行政部登记。
1.2 行政部贴签后及时呈送领导审阅、批示，相关部门、办事处传阅，不得积压。审阅、传阅后由行政部及时归档，妥善保存，以便查阅。
1.3 凡需承办的公文，经公司总经理批示后，由行政部按批示意见抓紧办理，限时性文件必须在限定时间内完成。
1.4 文件阅毕或办理结束后，阅文人应主动将文件交还行政部。
1.5 传递机密文件时应当采取相应的保密措施，要严格控制文件传阅时限。
1.6 对应当销毁的文件，做好登记，经总经理批准后及时销毁，销毁时，需有两人以上在场。
2、发文管理
2.1 文件的分类：公司文件按密级分为：保密受控和普通受控文件；按行政级别分为：公司级和部门级文件；按内容分为：行政管理文件、人力资源管理文件和质量管理文件。
22 凡是公司发出的文件、通知、决议、申请、编写的会议纪要和简报，均属发文范围。
2.2 所有上报或下发的文件均由公司行政部负责办理，其他各部门和个人不得自行向上或向下发送文件。
2.3 下发文件主要用于：公布公司的规章制度；转发国家有关部门文件；公布公司内的职位任免事项；公布公司的决定；发布公司有关奖惩决定和通报；其他有关公司经营的重大事项。
2.4 发文程序
2.4.1 各部门需要发文，应事先向公司行政部提出申请，并交总经理审批。
2.4.2 同意发文时，先由部门负责人对文稿进行审查和修改。
2.4.3 经分管负责人核稿后，附发文稿纸于首页，详细填写发文稿内容，请公司总经理签发。
2.4.4 经总经理批准签发后的文稿由行政部统一打印编号和发送，并交公司档案室备查。
3、文件的借阅
3.1 行政部要及时登记收文、发文目录，以便查阅。
3.2 各部门因工作需要借阅一般文件，可就地阅看，按时归还。对有密级的文件须经分管领导同意后方可借阅。不允许拆卷和在文件上勾划等。
3.3 如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
4、文件的归档
4.1 公司文件归档按内容进行归口管理：行政管理文件由行政部负责管理归档；人力资源管理文件由人力资源部负责管理归档；质量管理文件由品质部负责管理归档；公司秘密级以上的文件由财务部档案室负责管理归档。
4.2 归档的内容：
4.2.1 上级机关来文，包括上级对报告、申请的批复。
4.2.2 公司发出的管理制度、报告、决议、通报、纪要、工作总结、领导重要发言、各种会议纪要。
4.2.3 反映公司先进人物事迹的音、像摄制品。
4.2.4 公司参加各种会议等的音、像摄制品。
5、文件的密级分类及分类标准
公司文件根据其价值，分为绝密、机密、秘密、普通四级；
5.1 绝密级文件：直接影响公司权益的重要决策文件资料；
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5.2 机密级文件：属于公司最重要的信息，如泄露会使公司的利益受到严重的损害，包括：财务部门文件、统计资料、资金动态、公司规划、经营情况、总经理办公会议记录、全部合同协议、中高层领导人事档案以及其他需保守机密的重大事项。
5.3 秘密级文件：公司重要的信息，泄露会使公司利益遭到严重损害，包括：公司中层以上员工人事档案，部门经理办公会议记录，职能部门掌握的信息，及其他尚未进入市场的或尚未公开的各类信息和需保密的事项。
5.4 普通级档案：公司内部文件、资料，对外公开不会对公司利益造成损害，但此类文件未经公司主管领导批准不许对外查（借）阅。
二、 档案的管理
（一)目的
为规范公司内部档案的管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料， 特制定本细则。
（二）公司管理档案的范围 公司级档案的管理由公司财务部档案室专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。
公司级档案包括以下内容：
1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3、财务管理、资金借贷...