深圳信息职业技术学院成人高等教育 毕业论文
题目：会计电算化的档案管理
姓名：
温思萍
学号：
17220406006
年级：
17 级
专业：
会计电算化
学制：
两年半
类别：
业 余
2019 年 5 月 20 日
深圳信息职业技术学院继续教育学院
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摘
要 如今计算机技术和网络技术发展迅速，对企业而言，会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。由于会计工作由传统转向电算化，其相关档案的管理工作通常容易漏洞百出，针对电算化会计的档案管理存在的缺陷进行完善，对于信息化相关档案具有不可替代的作用，更能促进有关企业甚至是整个社会的发展，因此，改善电算化会计档案管理迫在眉睫。本文针对会计电算化后，其档案管理工作存在的不足和缺陷进行分析，介绍企业现有的会计档案管理方式，并尝试提出行之有效的具体建议，为早日实现会计电算化档案的规范化管理提供科学依据，保障企业的正常运转，促进社会和谐发展。
关键词 : 会计电算化；会计档案；档案管理
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目
录 前言
................................ .............................
1 1 一、 当前会计电算化档案管理存在的问题
.............................
1 1
（一）会计档案管理法规不完善、任务不明确 ..................... 1 （二）电算化归档管理制度不规范................................ 2 （三）财务人员对会计电算化档案的重视度偏低 .................... 3 （四）缺乏强有力的计算机软硬件设施 ............................ 3 二、分析 会计电算化档案管理存在 的 问题
.............................
4 4
（一）法律环境的不健全 ....................................... 4 （二）会计软件的缺陷 ......................................... 4 （三）企业的内部对软件控制的制度不完善 ........................ 4 （四）对电算化的作用认识不充足................................ 5 （五）会计电算化档案管理的人才匮乏 ............................ 5 三、 电算化条件下做好会计档案管理的建议
...........................
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（一）完善电算化档案归档保管制度 .............................. 6 （二）注重计算机应用维护和会计专业的复合型人才培养 ............ 6 （三）建立和完善岗位责任制、专人负责制 ........................ 7 （四）不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设 .............. 7 （五）全面加强安全保密工作 .................................. 8 （六）明确奖惩机制 ........................................... 9 结论
................................ .............................
9 9
参考文献
................................ ........................
1 11 1
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前
言
近些年来，我国各个行业已经广泛涉及会计电算化软件，会计电算化使财务档案的管理方式发生了重大变化，在一定程度上极大提高了工作效率和质量，使我国会计电算化的发展更上一层楼，以电子计算机为载体、以网络为平台的管理模式早已替代传统的手工管理，其简易程度深入人心。
现在一些企业领导比较重视对资金的管理，而忽视了对电算化会计档案的管理，导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。但现代社会，企业经营方式越来越多，新状况、新问题层出不穷，而会计档案管理的法律法规并不完善，任务分工并不明确，档案管理得不到正确的监管，影响企业的进步。目前，我国在企业会计档案管理方面没有专门的规范的会计档案法律规范，即针对性不强，任务分工不明确，实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下，这根本无法满足现代企业经济发展的要求。
基于此，目前相关企业的财务工作重心应集中在如何加速建设会计电算化档案管理以及注重培养和引入相关的专业人才两方面。为辅助企业内部的财务工作的常规运行，保障企业的稳步发展，需要进一步规范其会计档案的管理工作。采用电算化的方式进行管理可以进一步保障会计档案的安全，提升其精确性。这种方式可以更有效地服务于企业经济发展并加速信息化会计档案的发展1 。
一、当前会计电算化档案管理存在的问题 （一）会计档案管理法规不完善、任务不明确
自应用会计电算化软件以来，电算化会计档案管理逐渐走上正轨，在很多
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单位得到广泛的使用。但现代社会，企业经营方式越来越多，新状况、新问题层出不穷，而会计档案管理的法律法规并不完善，任务分工并不明确，档案管理得不到正确的监管，影响企业的进步。目前在会计档案管理方面，我国的相关法律法规主要有《档案法》、《财务档案管理办法》和《电算化文档归档与管理规范》，而这其中的一些规定并不符合实际状况，没有专门的规范的会计档案法律规范，即针对性不强，任务分工不明确，实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下，这根本无法满足现代企业经济发展的要求。正是由于电算化会计档案更易在不被发现的情况下被修改，所以如若没有制定相应的会计电算化档案管理人员规范，且没有及时修订企业的电算化会计档案管理制度，容易出现会计档案的破坏和自然损毁现象。
（二）电算化归档管理制度不规范 管理电算化会计档案需要有制度规范，自然离不开归档管理制度。现在一些企业领导比较重视对资金的管理，而忽视了对电算化会计档案的管理，导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。正是由于现在很多小企业仍然不能充分应用信息化，对电算化会计档案的归档管理没有制定有效的制度规范，不能严格执行规范管理，造成相关财务人员对会计档案的管理不能足够的重视，在资料归档仍使用以前手工管理时的做法，对正确的档案归档和数据备份不能掌握，反而只是用计算机打印出来的账簿、报表代替手工管理的会计资料，这样使电算化会计档案的归档工作处于无序混乱不连续的状态，档案数据的完整性、准确性和安全性也得不到保障，向档案部门提交的只是纸质档案而没有移交存储在移动载体上的档案数据，档案管理部门不能有效进行归档管理，这样既浪费了时间成本，投入大量的人力时间，
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也不利于整个电算化会计档案的后续管理2 。
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（三）财务人员对会计电算化档案的重视度偏低 一个企业对档案管理的态度能够反映出这家企业财务状况的正确与否，一般地，从事会计电算化档案管理的人员若来自企业财务部门，那么足以说明对管理电算化会计档案的重视度不够，档案管理的专业性不能得到保障，会计档案的保管会陷入不连续、无秩序的状态，或者档案数据有差错遗漏，这种管理方式不规范，完全不能适应当前会计档案管理和经营决策的需要。现在，传统会计档案管理理念已深入人心，财务人员很多又是年龄较大的缺少计算机应用经验的，不仅缺乏专业的管理电算化会计档案的知识培训，而且对电算化会计档案的归档程序了解不够。在电算化会计档案管理中易出现存储于光盘载体的会计数据、会计资料忘记归档或归档不及时的问题，长久就会造成混乱，使信息数据不全或丢失，影响企业管理决策。
（四）缺乏强有力的计算机软硬件设施 软硬件如若被破坏，数据极易缺失，并且在实际的会计电算化系统上运行过程中，财务数据在计算机当中很容易由于手工操作的不正规导致数据的缺失或毁损。网络的安全性差也是造成缺失的重要影响因素，财务数据的大量储存在电脑中，在与外存储器之间极易间进项传输以及使用的过程也应该考虑安全问题。会计数据的传递以及使用都是通过网络进行操作，这就是要求会计人员应该仔细检查，保障数据的传输过程的安全性3 。
计算机系统的自身安全和保护功能也易受威胁，现在网络安全仍不能完全保证，会计资料的存储要在安全对计算机上进行，面对开放的网络，电脑硬件和软件都容易受到病毒以及黑客的网络攻击，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。在开放的网络环境下，企业数据档案
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的安全性面临严峻的考验。
二、分析会计电算化档案管理存在的问题 （一）法律环境的不健全 国家法律已对参与会计电算化的相关人员的工作提出了要求。然而我国现有法律体系仍存在漏洞，这是监管不足现状的症结所在。《中华人民共和国会计法》、《财政部关于开展会计电算化中级知识培训的通知》等是我国现有的对会计电算化提出了规范要求的相关规定，这些具体、明确的要求是参与电算化的人员从事行业工作时的重要依据。由于我国经济近年来的飞速发展，目前的法律修缮速度虽快，但依然无法满足社会发展需要，我国律法还存在诸多缺陷有待改进。
（二）会计软件的缺陷 在我国的软件市场中，所存在的软件种类较多，同时一些企业也在自己进行开发软件，这导致各软件之间有较大的差距。有的企业所使用的软件安全性较差，不利于企业在发展中档案保密工作的进行，使电算化档案管理问题有滋生之所。大部分软件实际的操作中存在很多不足的地方，缺少记得操作人、操作时间等程序的功能，使得软件在出现问题之后无法找到问题的根源。同时对数据库的加密工作做的不到位，泄露企业机密信息4 。
（三）企业的内部对软件控制的制度不完善 化能够在规定的范围内进行工作，使会计电算化能够充分的发挥其作用。在一些企业单位中缺少对会计电算化的控制制度，使得会计电算化在使用的过
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程中出现了很多的问题。因为内部控制制度的不完善，使得一些工作的人员为了达到自己的目的对企业内财务的相关信息进行伪造、销毁，给企业的发展带来了很大的损失。
（四）对电算化的作用认识不充足 在我国发展电算化的时间较短，人们没有全面的认识到电算化在我国经济发展中的作用。在会计档案管理工作中大部分人还依然使用者手工记账的方式，对电算化的了解较少。大对数企业在会计工作中使用电算化只是为了较少企业的开支，促进企业会计工作的发展，对电算化的真正作用没用得到充分的认识。而在一些落后地区的中小型企业中，依然使用着手工记账的方式，他们认为手工记账方式是较靠谱的一种方式，认为在企业的实际发展中电算化所起到的作用较小，不利于企业的发展。由于这种思想的影响，我国没有拿出足够的资金来进行计算机硬件和软件的开发。
（五）会计电算化档案管理的人才匮乏 会计电算化档案管理的专业人才需要有较高的专业素质，而且还要懂得较多方面的知识，如处理懂得专业的知识以外，还要懂得会计、管理等方面知识，需要综合性较强的人才，为会计电算化的发展提高更多的智力支持。在一些企事业单位中，他们的会计人员对计算机知识了解的不够到位，企业通过短时间的速成培训也不可能提高会计人员使用计算机软件的技能，在使用计算机对财务进行管理过程中出现了问题，会计人员也无法更好的解决。会计人员对计算机硬件的知识了解较少在计算机使用时会造成较多的问题，这些问题有可能会导致企业内部的一些重要的信息丢失，计算机系统出现障碍。
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计算机的维修人员只懂得计算机方面的知识，而对财务的知识一点不懂，这使得在解决问题的过程中，维修人员和会计工作人员不能够和好的合作，阻碍了电算化的发展。
三、电算化条件下做好会计档案管理的建议 （一）完善电算化档案归档保管制度 想要尽可能圆满地完成会计电算化档案管理工作，需要进行制度约束，这也是对会计电算化资料进行归档管理的前提条件。制度约束的首要任务就行完善审批存档手续，只有手续上具备会计主管以及电算化主管的有效签名的档案才可以进行下一步的归档管理，例如，在打印输出账簿时，应依流程此操作。此外，还需定期印制、装订企业的有关会计凭证、报表数据、账簿等，并进行归档。第二，严格遵循安全原则，比如软件和数据的备份应检查无误后贴上标签注明负责归档的人员、归档时间和归档内容，由档案管理人员签字盖章，分别存放在安全、防热、防潮、防损毁的场所。同时要尽量选择质量好、存储量大的存储载体进行存储备份。第三，严格遵守档案的保密规定，会计资料数据都属于企业的内部资料，未经企业负责人允许不得随意借阅，严肃处理伪造会计资料、随意删改的数据。不论什么人员，若无单位负责人的签字同意，无到场监督人员，是无法随意查阅电算化会计档案的。若有特殊情况，必须由档案管理人员在登记簿上做好登记，由查阅人和档案管理人员共同签字才可翻阅5 。
（二）注重计算机应用维护和会计专业的复合型人才培养 要加强电算化的会计档案管理工作，专业人才不可或缺。这类人才需要
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有传统的会计经验同时也需要掌握工作所需的计算机专业技能，如计算机安全维护等。安全的网络环境是保障计算机软件安全的基础，因此要熟练掌握使用防火墙或者是杀毒软件，才能保证计算机系统安全，同时在个人操作方面也需要增强，及时备份软件资料和会计数据，人离开时要关机。而要保证会计档案真实、全面，使企业档案管理专业、规范化，需依赖管理档案的专业人员。培养既具备专业会计业务能力、又能进行档案管理，同时具有一定的信息技术能力的专业人员，一方面需要对现有负责档案管理的相关人员进行技能培训，提高其专业能力，另一方面从引进外部人才，选聘符合要求的优秀人才为公司服务。
（三）建立和完善岗位责任制、专人负责制 在岗位设置方面，企业应按照专人负责以及岗位负责的要求，对电算化会计的档案管理与财务岗位一视同仁，此外，为实现内部控制，财务人员不得兼职与电算化档案相关的管理工作。在当今社会，对中小企业的要求可以稍微放宽，只要各个岗位之间互相不冲突，会计人员可以兼任档案管理人员，这样既可提高工作效率，又能节约时间和人力成本。如同用友、高信软件，登陆时需要根据自己的权限操作，这就符合专人负责制的要求，不同的岗位有不同权限备查，严格实施岗位责任制，不同的岗位在会计化电算化档案管理中分担不同的职责，如若易产生冲突即分离彼此，使每个人互相监督对方，达到约束所有人的目的。
（四）不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设 不断强化企业财务档案管理软硬件水平，就需要专用的先进电脑做支撑。
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企业必须有专用于电算化会计档案管理的电脑及软硬件设备做铺垫，也就是说，可以使档案管理设备与其他设备单独分开，保证会计档案的安全性、独立性和准确性，除此之外，还需加强系统网络环境的管理和维护。安全的网络环境可以通过这些方式来实现：安装杀毒软件定时升级，经常查杀病毒，数据及时加密。这些措施可防止由于设备故障导致的数据丢失，或者黑客入侵非法盗取财务数据等安全问题。充分运用防火墙功能，隔离外界通过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问，并在财务人员每次登陆电算化系统时都需输入密码才可进入，密码不可借与他人，最好是指纹密码，无密码者不可随意登陆，这就增加了会计电算化软件的安全性。最后，在备份过程中，还应时刻注意不同版本的软件形成的会计档案数据不尽相同，可能会发生意料之外的错误，所以需保持电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致，备份时将会计电算化系统版本对应备份一下，这个工作量就更加需要配专人专做了。
（五）全面加强安全保密工作 要确保会计档案的安全，需要采取必要的安全保护措施，根据会计档案载体的易潮易损的特性，得出数据备份需要备份多次以备查阅防止丢失的结论，也就是说对于每一个备份，归档时间和操作员名称都需详细标出，并且做到不同地点分开存放，在存放时还需注意没有电磁的干扰，远离潮湿、远离灰尘，避免静电、避免高温，经常进行检查，定期进行备份，以免在发生意外时手忙脚乱、不知所措，定期备份可以在发生意外时及时恢复数据，保证数据的完整性。会计档案的安全性还需看保密性做得如何，专门档案管理的软件需要加密，一旦数据丢失，不致造成数据被盗或被损毁的情况。另一
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方面，企业的计算机应分开使用，内网机和外网机不可相连，只接入内部网络，避免了外部网络的病毒入侵，同时应注意不要在内网机上使用移动设备如 U 盘，防止 U 盘带病毒伤害计算机系统，对数据不利。
（六）明确奖惩机制 管理会计档案虽然是一个企业里微小的一个环节，却是企业非常重要、必不可少的一部分，要想规范管理、用法得当，仍需采取一些大众手段，例如可以通过绩效考核来增强档案管理人员的工作积极性，及时表扬会计档案专业化人才，对不按规定工作无所事事的人员进行适当的惩罚警戒，激励大家学习和应用信息化。也可设立季度奖金或年度奖金，在此一年内若出现问题，订立一个处罚标准，依据这种奖惩机制激励档案管理人员能够为档案的完整性、安全性和准确性负责，既利于企业也利于自己，对档案管理有足够的认识且能够积极有效的规范管理。同时这也有利于提高企业员工的团结和凝聚力，对企业的长期发展有很大的帮助。
三、结论 会计档案离不开纸质档案，更需要电算化档案。会计档案的管理应熟练管理纸质档案，并对电算化会计档案管理给予充分重视并能够规范管理。本文通过研究分析造成电算化会计档案不规范管理的原因并提出解决方案，得到以下结论：目前电算化会计档案管理存在的问题有计算机网络环境的隐患、计算机的软硬件设施需安全、从业人员的素质需提高、会计档案管理法规不完善等。这就需要加强安全防范措施、安装正规安全的软硬件设施、保护会计档案安全不受损毁、加强财务人员的安全意识和从业人员的业务素质培训、
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完善管理法规、建立岗位责任制和专人负责制、明确奖惩机制，企业可以通过采取这些措施来达到会计电算化档案规范化管理的目的，有助于企业的正常运行、社会的平稳发展。
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11 参考文献：
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