如何做好档案管理工作 如何做好档案管理工作
进入 21 世纪 ,随着改革的不断深化
,档案工作也随之发生了
变化。面对新时期档案工作的需要
,如何做好档案管理工作
,笔者
认为 ,应从以下几个方面抓起。
一、搞好档案工作
,领导重视就是关键
。
一个单位的任何一项工作
,都必须有领导的重视
,才能使这
项工作顺利开展
;如果领导不重视
,许多具体的工作都会困难重
重。领导对档案工作的价值与认识程度
,决定着她们对档案工作
的态度 ,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。
因此 ,把档案
工作列入领导的议事日程 ,就是时代发展的需要 ,就是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说 ,则应该充分发挥其主观能动
性 ,以自己的实际行动去影响
,去争取领导的重视。
如果只就是一
味的指责、埋怨领导不重视档案工作也就是很难做好的。要使
一个单位的档案工作有起色
,领导与档案人员都必须重视档案工
作。就档案工作而言
,档案人员的工作态度、工作效率、工作质
量、工作成果就是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工
作就是内因 ,领导的重视就是外因
,外因必须通过内因起作用。
那
么应如何发挥主观能动性
,去争取领导重视档案工作呢？
(一 )爱岗敬业 ,使领导满意自己的工作。领导就是否重视档
案工作 ,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。
因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作
,忠于职守 ,在
领导与群众心目中留下一个好的印象。
(二 )积极宣传 ,使领导增强档案意识。有些单位领导对档案
工作重视不够
,很多都就是因为缺乏档案意识
,认为档案工作在
如何做好档案管理工作
一个单位里不就是生产一线
,可有可无 ,对领导加强有关档案方
面的宣传就是十分必要的
,要经常把有关文件、材料给领导瞧
,
次数多了 ,自然会在领导的脑海里留下痕迹
,产生作用。
尤其就是
一些与本单位密切相关的材料
,很可能会使领导瞧后受到启发
,
并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况
,多谈一
些搞好档案工作对单位的益处
,诱导与启发领导重视档案工作。
要努力服务 ,作为一名档案人员主要就是及时地提供信息。使档
案发挥其作用
,从而更好地为单位的发展服务。
二 .实现档案管理现代化
随着改革的深入发展
,档案管理面临着许多亟待解决的问题
,
诸如档案数量越来越多
,数量的庞大给保管与提供利用带来困难
:
管理方法手段的落后直接影响档案的质量
,只有实现档案管理现
代化 ,才能有效地解决新形式下出现的新问题。
( 一 )加强管理意识。档案管理就是一门专业性很强的工作
,
她要求管理人员既要有高度的工作责任感
,良好的职业道德
,办
事细心的工作态度
,乐于奉献的工作精神
,又要有扎实的档案管
理的理论知识、科技知识
,尤其就是运用现代化科技手段与先进
的管理方法管理档案的基本技能。因此
,档案管理工作者只有涉
猎广博的专业知识
,开拓视野 ,优化知识结构
,提高综合素质
,才能
做好新时期的档案管理工作。
( 二 )掌握现代化管理技能
,提高综合素质。以前
,档案材料的
形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归
档都就是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的
如何做好档案管理工作
运用 ,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、
登记、汇集统计等工作 ,使文件的形成、运行、转换等各个环节
与自动化办公衔接起来 ,这种现代化科技手段与先进操作管理技
术 ,都迫切需要档案管理工作者去掌握与运用。
档案管理数字化、 信息化就是信息社会对档案工作的要求 ,也就是档案工作者的必 然方向。所以 ,档案管理工作者要结合自己的岗位工作 ,边学习边 操作 , 在提高业务素质的同时
, 特别要注重计算机知识、 信息文化 的学习掌握上
,努力使自己具备信息知识与网络文化的综合型档
案管理人才。
(三 )利用现代化技术
,整理档案。档案汇集着大量的指示 , 也 记载着丰富的信息
,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工
作繁琐 , 重复劳动多 , 劳动强度大。
而利用计算机等现代化手段整
理档案 ,则可以收到事半功倍的效果。
一就是人工立卷时
,立卷人 根据自己的理解对文件进行分类 ,尽管都仿照统一的标准
,但因 每个人的理解能力不同 ,对同一个文件有不同的分类
,因此不可 避免的产生分类不准的现象
, 影响案卷的质量
, 给利用工作带来
不便。而利用计算机模拟人工立卷 ,然后按类别将属于条目的内 容打印出来 ,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检
索工具的替代物
,也可按文件形成的先后顺序排列打印 ,既降低 了人为因素在文件归档工作中的影响 ,又发挥计算机的管理优势
, 减少了手工操作
,提高了工作效率。更好的服务于社会。
三、提高档案人员业务素质 ,加强继续教育。
如何做好档案管理工作
档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质
量 ,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要
,首先要
充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性
,努力提高档案人
员的知识水平与管理能力。由于设备的现代化
,档案种类与载体
的多样化 ,管理方法要不断改革
,因此 ,对档案工作人员在业务知
识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
原来那些传统的业务知识与工作方法
,已不能适应新的形势
,所
以必须对档案人员加强继续教育
,尽快培养一批既能掌握新技术
,
又能熟悉档案专业知识的人才
,才能完成档案管理现代化的任
务。
(一 )提高认识水平
,强化继续教育。发展继续教育需要解决
的问题很多 ,首先 ,要解决思想认识问题。
要充分认识到档案人员
继续教育在档案事业发展中的战略作用与实际意义
,认识档案事
业的发展 ,档案服务质量的提高
,其根本出路在于档案人员整体
素质的不断提高
;其次 ,21 世纪的档案管理工作者的机遇挑战并
存 ,必须真正启动档案人才工程
,培养世纪人才
,将档案管理工作
者的继续教育列入重要的议事日程。
(二 )加强制度建设
,建立相关运行机制。可以说
,加强制度建
设 ,建立良性运行机制就是开展档案工作者继续教育的关键与保
证。首先 ,要建立与健全继续教育的管理制度
,如登记、统计、考
核、评估、奖励制度
;其次 ,要建立继续教育的约束与激励机制。
约束与激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感与危机感
,
主动地参加定期的继续教育
,更新知识 ,提高业务能力与水平。
比
如 ,档案管理工作者上岗前与轮岗后的岗位培训
,档案专业技术
如何做好档案管理工作
人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理
,这样 ,便
可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性与积极性。
(三 )明确继续教育的原则
,选择课程内容。相对于正规学校
教育而言 ,继续教育具有更直接的目的性、现实性与与时效性。继续教育应从实际出发 ,按岗位、分层次、多渠道、多形式的进
行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针
,切实遵守
学以致用的原则。第一
,档案专业知识。继续教育应给档案专业
人员提供全面系统学习档案专业知识的机会
,尽快提高其专业水
平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、
新观念的机会
,弥补一次性教育的不足
;第二 ,相关学科知识。
档案
工作融会了许多相关学科知识 ,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等 ,档案工作者的继续教育应注重对相关科学知
识的补充与更新
;第三 ,现代科技知识。
现代科学技术的广泛应用
就是档案工作的特征之一
,也就是档案现代化的标志之一
,档案
工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习
,
为此 ,继续教育肩负着更为重要的职责。
(四 )进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识
,要通
过各种形式对她们进行《档案法》与国家有关档案工作规定的
宣传教育 ,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作就是自
己应尽的法律责任与义务
,增强自觉性 ,为提高效率创造条件。
把
档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制
,加强对档案材
料的控制、积累并进行检查考核
,做到奖罚分明。要建立一个档
案管理组织的领导体系
,加强对档案工作的领导、检查与考核
,
不断提高档案管理工作水平。