食品厂档案资料管理制度
1 目的
为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司各部门及全体员工。
3、归档范围
五江轻化集团公司来文、各兄弟子公司来函来文、公司自发文件、中央省市各党政机关来文、各种证书、公司规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、会计凭证及各种报表、账簿、劳动工资、经营状况、绩效考核、人事档案、会议纪录、决定、委托书、协议合同、项目资料、上报资料及其它具有保存价值的文书资料。
4、资料的收集与整理
4.1 集团公司来文、各兄弟子公 司来文、中央省市各级党政机关来文、公司自发文件、人事档案、各种证书原件、公司规划、年度计划、承包责任状、会议记录、决定、委托书、协议合同、绩效考核资料等由综合部负责收集整理和保管。
4.2 公司财务审计、会计凭证及各种报表、账簿、劳动工资、经营情况等资料由财务部专人整理保管。
4.3 其他各部门资料由部门指派专人保管。
4.4 公司的所有资料实行“年度归档”制度，即每年的十二月为公司档案资料归档期。
4.5 在档案资料归档期，由综合部档案管理员分别向公司各部门收集应该归档的原始资料。公司各部门主管应积极配合 与支持。
4.6 各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件、材料，由各部门兼职的档案管理员负责将其中已办完的文件、资料每季整理后送综合部，由公司档案管理员负责及时归档。
4.6 档案管理员应根据档案的类别分类归档整理。
5、资料的分类与归档
1 5.1 公司档案资料的分类
5.1.1 公司法律文件：包括公司章程、批准证书、营业执照、税务登记证、验资报告、审计报告、组织机构代码证、银行贷款许可证、食品生产许可证、商品条码证等。
5.1.2 公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、纪要等。
5.1.3 集 团公司来文：集团公司编号文件及各种资料。
5.1.4 各党政机关来文：中央至地方各党政机关、团体编号文件及各种资料。
5.1.5 公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程。
5.1.6 公司财务资料：各类总分账册、报表、单据、凭
账、报告等。
5.1.7 公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、绩效考核制度、保险计划及记录、《劳动合同》等。
5.1.8
公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等。
5.1.9
公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、访谈名册及记录等。
5.1.10 公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等。
5.1.11 公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供的资料等。
5.1.12 公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各自服务文本、方案、策划、设计成果等。
5.1.13 公司供应商名册：合格供应商名单、供应商生产资质证明资料、大宗原辅材料出厂 合格证明等。
5.1.14 采购合同、协议，各供应商考评资料。
5.1.15 公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等。
5.1.16 项目部各项目申报资料：申请报告或请示、可行性研究报告、初步设计文件、实施方案、验收报告及验收资料、各种有关项目批复文件等。
5.1.17 公司日常行政文件，包括通知、备忘录、报告、批复、外来文件函等。
5.1.18 公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
5.2
公司档案资料的归档
5.2.1 归档的文件原则上必须是原件，不是原件的必须作出书面说明。
5.2.2 归档的文件材料，应按照文件的内容分类归档。
5.2.3 在一个文件卷内要按文件形成的时间系统进行排列。
5.2.4 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保存期限，原则上分为长久、长期（5 15 年以上）、短期（ 15年以下）三种。
5.2.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。
6 5.2.6 全部案卷组 成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录，以备查询。
6 档案资料的借阅
1 6.1 借阅档案要履行借阅手续，总经理、副总经理、综合部部长借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，
由部门领导办理《借阅档案申请表》送综合部部长核批。密级档案的借阅必须由总经理核批。
6.2 借阅时间，一般档案最长不超过 5 5 天，密级档案最长不超过 2 2 天。
6.3 档案借阅者必须做到：
6.3.1 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
6.3.2 注意安全保密，严禁擅自翻印 、抄录、转借、遗失。借档人确因工作原因需要复印或摘抄文件，非密级文件需经综合部部长批准，密级文件需经公司总经理批准。
7 档案的销毁 7.1
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
7.2 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合部部长审核经总经理批准后执行。
7.3 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由综合部部长批准后方可销毁。
7.4
经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
7.5 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或综合部部长指定专人监督销毁。
8 违规处理
8.1 该及时归档的资料，未及时归档每次扣 5 5 元；
8.2 档案未按要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表每份扣 5 5 元；
8.3 借阅档案未履行借阅手续，每次扣 5 5 元；
8.4 未按要求进行安全保密，擅自翻印、抄录、转借每次扣 0 50 元；遗失每份扣 0 100 元；
5 8.5 故意泄露公司机密的罚款 0 1000 元，并赔偿由此造成的公司损失；情节严重的予以开除；
9 9 、本制度中罚款金额未注明处, , 统一按 0 10 元/ / 人/ / 次 标准执行处罚。
10 、本制度自公布之日起执行，其他与这相抵触或相冲突的以本制度为准。
11 、本制度由综合部负责解释。
12 、 本制度从颁发之日起执行，原有相关制度即行废止。