XX 大学档案归档范围和保管期限表
为便于 XX 大学各学院（部）、各单位正确界定各类档案归档范围，准确划分档案保管期限，顺利完成归档任务，确保档案信息资源齐全、完整、标准、规范，切实做到档案应归尽归、应收尽收，同时又便于保管和利用，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《XX 大学档案管理办法》及档案工作有关法律法规，结合学校机构调整与职能调整等实际，修订此档案归档范围和保管期限表（2021 年版）。
高等学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。XX大学档案根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质和载体形式，将归档范围分为十二大类：
一、党群类（DQ）：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
二、行政类（XZ）：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理等的文件材料。
三、教学类（JX）：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字 016 号）相关规定执行。
四、科研类（KY）：按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6 号）执行。
五、基本建设类（JJ）：按《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行。
六、仪器设备类（SB）：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 50 万元以上）的全套随机技术文件以及在招标、购买、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
七、产品生产类（CP）：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
八、出版物类（CB）：主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
九、外事类（WS）：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
十、财会类（CK）：按中华人民共和国财政部国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》（2016 年）执行。
十一、声像类（SX）：按《高等学校档案工作规范》中《高等学校声像载体档案工作规范》执行。
十二、实物类（SW）：主要包括学校在教学、科研和管理活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各类奖状、证书、字画和非纸质的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼
品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。
XX 大学各学院（部）、各单位档案材料具体归档范围和保管期限可参照下表：
一、 党委办公室/ / 督查督办办公室
（一）党群类（DQ11 ）
序号 类 类 目 名 称
保管期限 1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）
长期 2 本校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音，大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。
永久 （2）提案及办理情况；会议简服、会议情况、会议记录、小组会议记录等。
长期 （3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。
短期 3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。
永久 4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知。
永久 6 以党委名义召开的工作会议材料。
永久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料。
永久 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿。
永久 9 党委工作简报
永久 10 党委大事记
永久 11 党群系统启用印章的文件和印模
永久 12 党群系统重要统计材料
永久 13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期 14 党委保密、秘书工作的有关文件
长期 15 重要的群众来信来访及处理材料
长期
16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
长期 17 学院（部门）党委、党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录、统计表和大事记 长期 18 学院（部门）党委、党总支建党工作及有关材料
长期 19 学院（部门）党委、党总支人员奖励及有关材料
长期 20 学校党组织或教职工获自治区级以上党组织奖励及表彰的文件材料，包括申报材料、先进事迹、先进集体或个人登记表、审批表、证书复印件、表彰通知决定 长期 21 关工委的工作计划、总结、报告、统计报表、获奖资料、重要活动资料 长期 （二）行政类（XZ ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 年度大事记、总结、计划 永久 2 人员名单、工作职责、机构沿革材料 长期 3 部门基本情况介绍、经验总结、统计报表、资料汇编、相关调查材料 长期 4 部门规章制度、管理办法 长期 5 班子会、党政联席会及专题会议记录材料 长期 6 选举工作材料（计划、总结、简报、选举结果、候选人简介等）
短期 （三）声像类（SX ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音、录像带、光盘等 长期 （四）实物类（SW）
）
序号 类 类
目
名
称 保管期限 1 获省厅级以上奖励，属于集体性质的奖状、奖章、证书、锦旗等有保存价值的实物材料 永久 2 部门不同时期的印章 永久 3 在国内外校际交流等活动中获赠的重要物品 永久 4 其他有保存利用价值的实物 长期 （五）电子文件类
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 反映本单位职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的电子 长期
文件（如纸质文件材料对应的电子文件、数码照片、数码录音、录像、设计制作的画册、展板等）
二、纪委办、监察处、巡察办
（一）党群类（DQ12 ）
序号 类 类 目 名 称
保管期限 1 上级纪委、监察、巡察部门关于纪检监察工作的文件
长期 2 纪委监察巡察工作规章制度 长期 3 纪委、监察、巡察工作计划、报告、总结、调查材料、重要统计和领导讲话稿
永久 4 校纪委、监察、巡察会议记录、大事记 长期 5 校纪委、监察、巡察重大活动的请示、通知、计划、方案、总结、报告等文件材料 长期 6 获奖材料（申报表、审批文件、证书、奖杯、奖牌等）
长期 7 反映学校纪委、监察、巡察重要活动的照片、视频、录音等声像材料 长期 8 党员处分、复查材料
长期 9 群众来信来访及处理意见
短期 （二）行政类（XZ ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 年度大事记、总结、计划 永久 2 人员名单、工作职责、机构沿革材料 长期 3 部门基本情况介绍、经验总结、统计报表、资料汇编、相关调查材料 长期 4 部门规章制度、管理办法 长期 5 班子会、党政联席会及专题会议记录材料 长期 6 选举工作材料（计划、总结、简报、选举结果、候选人简介等）
短期 （三）声像类( (SX) ) 序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音、录像带、光盘等 长期 （四）实物类（SW）
）
序号 类 类
目
名
称 保管期限 1 获省厅级以上奖励，属于集体性质的奖状、奖章、证书、锦旗等有保存价值的实物材料 永久 2 部门不同时期的印章 永久 3 在国内外校际交流等活动中获赠的重要物品 永久 4 其他有保存利用价值的实物 长期 （五）电子文件类
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 反映本单位职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的电子文件（如纸质文件材料对应的电子文件、数码照片、数码录音、录像、设计制作的画册、展板等）
长期
三、 组织部
（一）党群类（DQ13 ）
序号 类 类 目 名 称
保管期限 1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报
长期 2 本校组织工作计划、总结、决定、调查材料、年度统计报表
永久 3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久 4 落实政策的有关材料
长期 5 副处级以上干部任免和调动和离休报告、决定、批复、通知等 （包括上级批准的，要附任免呈报表）
永久 6 副处级以上干部名册、干部履历表（双年归档）
永久 7 学院党委、总支、支部改选报告、审批材料
长期 8 各学院（部）党委、直属支部委员名册 长期 9 党员名册 长期 10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期 11 发展新党员名册、预备党员转正名册 长期 12 获奖、评奖材料（包括申报材料、事迹、推荐登记表、审批表、审批文件、证书、奖状、奖牌等材料）
长期
13 党校工作材料（计划、总结、领导讲话、报表、有关规章制度等）
长期 14 举办或参加的重要活动的文件材料，包括请示、通知、总结、领导讲话稿等 长期 （二）行政类（XZ ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 年度大事记、总结、计划 永久 2 人员名单、工作职责、机构沿革材料 长期 3 部门基本情况介绍、经验总结、统计报表、资料汇编、相关调查材料 长期 4 部门规章制度、管理办法 长期 5 班子会、党政联席会及专题会议记录材料 长期 6 选举工作材料（计划、总结、简报、选举结果、候选人简介等）
短期 （三）声像类( (SX) ) 序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音、录像带、光盘等 长期 （四）实物类（SW）
）
序号 类 类
目
名
称 保管期限 1 获省厅级以上奖励，属于集体性质的奖状、奖章、证书、锦旗等有保存价值的实物材料 永久 2 部门不同时期的印章 永久 3 在国内外校际交流等活动中获赠的重要物品 永久 4 其他有保存利用价值的实物 长期 （五）电子文件类
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 反映本单位职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的电子文件（如纸质文件材料对应的电子文件、数码照片、数码录音、录像、设计制作的画册、展板等）
长期
四、宣传部/ / 新闻中心/ / 文明办
（一）党群类（DQ14 ）
序号 类 类 目 名 称
保管期限 1 上级关于思想政治宣传工作的文件 长期 2 本校思想政治宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久 3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期 4 思想政治理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 5 反映本校重大活动的剪报 永久 6 《XX 大学报》 长期 7 获奖评奖材料（申报表、审批文件、证书、奖状、奖杯、奖牌等）
长期 8 新闻快讯电子版文件、选用照片原件 长期 （二）行政类（XZ ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 年度大事记、总结、计划 永久 2 人员名单、工作职责、机构沿革材料 长期 3 部门基本情况介绍、经验总结、统计报表、资料汇编、相关调查材料 长期 4 部门规章制度、管理办法 长期 5 班子会、党政联席会及专题会议记录材料 长期 6 选举工作材料（计划、总结、简报、选举结果、候选人简介等）
短期 （三）声像类（SX ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音、录像带、光盘等 长期 （四）实物类（SW）
）
序号 类 类
目
名
称 保管期限 1 获省厅级以上奖励，属于集体性质的奖状、奖章、证书、锦旗等有保存价值的实物材料 永久 2 部门不同时期的印章 永久 3 在国内外校际交流等活动中获赠的重要物品 永久 4 其他有保存利用价值的实物 长期 （五）电子文件类
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 反映本单位职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的电子文件（如纸质文件材料对应的电子文件、数码照片、数码录音、录像、设计制作的画册、展板等）
长期
五、学生工作部（处）
（一）党群类（DQ14 ）
序号 类 类 目 名 称
保管期限 1 上级有关学生思想政治教育工作的文件 长期 2 本校有关学生思想政治教育工作的决定、通知、总结、条例 永久 3 学生工作部学生思想政治教育工作的计划、报告、总结 长期 4 学生思想政治教育工作典型调查材料和统计 长期 5 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件、规章制度 永久 6 各学院（部）学生思想政治工作人员名单 长期 7 学生思想政治工作（组织和个人）获奖材料（申报表、审批文件、证书、奖状、奖杯、奖牌等）
长期 8 学生思想政治工作的新闻快讯电子版文件、选用照片原件 长期 （二）行政类（XZ ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 年度大事记、总结、计划 永久 2 人员名单、工作职责、机构沿革材料 长期 3 部门基本情况介绍、经验总结、统计报表、资料汇编、相关调查材料 长期 4 部门规章制度、管理办法 长期 5 班子会、党政联席会及专题会议记录材料 长期 6 选举工作材料（计划、总结、简报、选举结果、候选人简介等）
短期 （三）教学类（JX）
）
序号 类 类
目
名
称 保管期限 1 新生入学登记卡（JX14）
永久 2 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）（JX14）
长期 3 受行政处分的学生材料及本人申诉及复查结论材料 （JX14）
长期
4 历届学生遗留问题复查、处理材料（JX14）
长期 5 全日制本科生就业协议书（JX17）
永久 6 全日制本科生就业方案（JX17）
永久 （四）声像类（SX ）
序号 类 类 目 名 称 保管期限 1 本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音、录像带、光盘等 长期 （五）实物类（SW）
）
序号...