工程 档案 管理 工作指引
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修订记录 日 日
期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人
1 1． ． 指引目的
规范工程档案的管理，确保工程档案的完整、适用和有效性。
2 2． ． 适用范围
工程归档文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁过程。
3 3． ． 定义
工程档案：特指瑞赛公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。
4 4． ． 工作程序
4.1. 收文管理
4.1.1. 项目收文，按文件的来源单位分为监理来文、施工单位来文、政府单位来文和其他来文。涉及工程收文一律由档案员统一登记处理。
4.1.2. 政府来文应及时交综合管理部存档。
4.1.3. 收文处理程序 a) 档案员收到各单位来文后，由工程管理部负责人指定项目跟进人，档案员交项目跟进人处理。
b) 可由项目跟进人直接协调、回复的，跟进人在收文上签署回复意见，进行处理。附回复意见的收文原件交档案员归档。
c) 需由项目负责人协调的，跟进人将收文提交给项目负责人进行协调、处理、回复，项目负责人在收文上签署回复意见。附回复意见的收文原件交档案员归档。
d) 档案员收到知会类文件后，可直接交相关人员传阅。传阅完毕后，原件归档。
4.2. 发文管理
4.2.1. 以工程管理部名义发出的文件，需经工程管理部负责人审批后发出，工程管理部留存正式发文一份，交档案员归档。
4.2.2. 以项目公司名义发出的文件，需填写《发文审批表》，经项目负责人审核、项目公司相关部门会签（必要时）和领导审批后，加盖项目公司印章方可发出。办公室留存《发文审批表》、拟稿原件、正式发文一份归档。
4.3. 归档文件管理
4.3.1. 工程管理部日常工作中产生的文件均由档案员登记归档。移交给档案员最终归档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本，移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。
4.3.2. 项目归档文件分类、编号及归档范围按相关规定执行。
4.3.3. 工程文件有效版本标识 a) 收到的文件已有版本标识，则照实登记。
b) 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从 0、1…到 9 依次递增，版本由 A、B…到 Z 依次递增。
4.4. 文件状态监控
4.4.1. 施工图纸的发放、回收与作废图纸的监控按《施工图纸工作指引》执行。
4.4.2. 发放给施工单位、监理单位的其他工程文件，需填写《文件收发记录》，并经双方签字确认。
4.4.3. 若发放给施工单位、监理单位的其他工程文件失效，档案员应及时回收，并在首页及骑缝加盖“作废”章，留存一份备查，其余复份销毁。
4.5. 文件立卷要求
4.5.1. 立卷时可根据文件的多少单独立卷、组合立卷。几个分类组合起来立卷，必须在卷内明确区别、明确标识类名，卷内文件分类排列。
4.5.2. 文件夹背签标识要求清晰明确，易于查找。标识信息必须包括：项目名称、项目期数、工程文件类别名称、该类文件夹序号，其他信息可根据实际需要标识。
4.5.3. 各类工程文件卷内需建立卷内文件目录。
4.6. 文件归档及利用
4.6.1. 工程文件在标识清楚完备后，由档案员按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。
4.6.2. 资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写《文件借阅申请单》，经工程管理部负责人批准后登记借阅。
4.7. 文件移交
4.7.1. 工程竣工时，所有工程文件由档案员负责收集，并在项目竣工结算一个月后交办公室存档。
4.7.2. 依据政府要求按时向城建档案管理部门移交工程竣工档案资料，包括文字资料、竣工图纸及竣工图电子光盘，同时移交物业公司一套完整资料。
5 5． ． 支持 文件
无 6 6． ． 相关记录
6.1. 《发文审批表》 6.2. 《文件交接登记表》 6.3. 《文件借阅申请单》 6.4. 《文件收发记录》